Am 27. August 2025 traf sich die Schweizer Beschaffungscommunity in Bern zur 14. IT-Beschaffungskonferenz – über 400 Teilnehmende diskutierten unter dem Motto «Handeln statt hoffen – Souveränität und Nachhaltigkeit in turbulenten Zeiten» über digitale Souveränität in der öffentlichen Beschaffung.
Wir von agile.agreement durften einen Beitrag zu diesem wichtigen Thema leisten. In unserer Präsentation zeigten wir anhand eines von uns begleiteten Projekts bei der Bundesanwaltschaft, wie ein Dialogverfahren statt eines klassischen Pflichtenhefts beeindruckende Ergebnisse erzielen kann. Ziel: Digitale Souveränität stärken, indem mehr Transparenz geschaffen wird, die Kooperation zwischen Auftraggebern und Lieferanten zu echter Partnerschaft führt und Raum für nachhaltige, innovative Lösungen entsteht.
🎥 Das Video unserer Präsentation ist jetzt online verfügbar.
Wir bedanken uns herzlich beim Organisationskomitee für die Einladung und bei allen Teilnehmenden für den inspirierenden Austausch.
Das Wichtigste in Kürze – Praxisbeispiel der Bundesanwaltschaft zum Dialogverfahren in der IT-Beschaffung
Ausgangslage: Keine fertige Lösung am Markt verfügbar
Die Bundesanwaltschaft stand vor der Aufgabe, ein digitales Aktenführungssystem zu entwickeln, das es in dieser Form in der Schweiz noch nicht gab.
Warum ein Dialogverfahren statt eines klassischen Pflichtenhefts?
Statt ein klassisches Pflichtenheft zu erstellen und Lieferanten zu suchen, entschied sich die BA für einen partnerschaftlichen Ansatz. Im Mittelpunkt stand das Vertrauen und die gemeinsame Entwicklung einer Produktvision. Der Technologiepartner sollte nicht nur technische Anforderungen erfüllen, sondern die fachlichen Herausforderungen verstehen und im Dialog Lösungen entwickeln.
Die wichtigsten Prinzipien:
- Partnerschaft und Kooperation stehen vor der technischen Lösung.
- Eine konsistente Produktvision ist wichtiger als eine detaillierte Spezifikation.
- Der Dialog und das gegenseitige Verständnis sind entscheidend für den Erfolg.
Das Beschaffungsvorgehen: Selektives Verfahren mit Dialog
So lief das Verfahren ab:
- Präqualifikation: 14 Anbieter wurden eingeladen, sich zu bewerben. In Assessments wurden die Teamkultur und Zusammenarbeit geprüft.
- Shortlisting: 3 Anbieter kamen in die engere Auswahl und wurden zu Dialogrunden eingeladen.
- Dialogrunden: In Workshops und Proof-of-Concepts wurden die Anbieter geprüft.
- Bewertung: Zusammenarbeitsmodell & -fähigkeit 40%, Lösungskonzept & -fähigkeit 30%, Anbieterpräsentation & Fragestellungen 10%, Angebotspreis 20%
Ziel: Risikominimierung und der richtige Partner
Durch das dialogorientierte Vorgehen konnten Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden. Die BA lernte die Anbieter im echten Arbeiten kennen und konnte so sicherstellen, dass nicht nur die fachlichen und technischen, sondern auch die menschlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gegeben waren.
Erfolgsfaktoren und Projektverlauf
Nach dem Zuschlag, entstand innerhalb eines Jahres ein Minimum Viable Product (MVP). Die Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner ist geprägt von Transparenz, gegenseitigem Vertrauen und einer agilen Produktentwicklung. Regelmäßige Releases und die Einbindung der Nutzer sorgen für eine kontinuierliche Weiterentwicklung.
Besonders hervorzuheben:
- Die gemeinsame Definition von Werten und Zielen im Projekt.
- Ein Codex der Zusammenarbeit, der Offenheit und Ehrlichkeit fördert.
- Die partnerschaftliche Arbeitsweise, die Diskussionen über Change Requests und Pflichtenhefte überflüssig macht.
Empfehlungen für die Praxis
- Dialogverfahren ermöglichen, den passenden Partner zu finden: Nicht nur die technischen Fähigkeiten zählen, sondern auch die menschliche Kompatibilität.
- Zeit für die Zusammenarbeit investieren: Gemeinsame Werte und Ziele definieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Transparente Bewertungskriterien: Die Gewichtung sollte auf Fähigkeiten und Zusammenarbeit liegen, nicht nur auf dem Preis.
Fazit
Die Bundesanwaltschaft zeigt mit ihrem dialogorientierten Beschaffungsprozess, wie Innovation und Digitalisierung im öffentlichen Sektor gelingen können. Partnerschaft, Vertrauen und ein gemeinsames Verständnis sind die Schlüssel zum Erfolg – und machen aus Auftraggeber und Lieferant ein echtes Team.
Mehr über die vergangene IT-Beschaffungskonferenz findest du hier.
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