In diesem Blog geben wir einen Einblick in den Beschaffungsprozess mit agile.agreement. Wie erlebt ein Anbieter eine solche Ausschreibung? Zur Beantwortung dieser Frage haben wir uns mit Magdalena Koj, Head eGovernment bei der ti&m AG, unterhalten. Sie ist verantwortlich für die Offerten im Bereich «Öffentliche Verwaltungen».
Liebe Magdalena. Was ist dein erster Gedanke, wenn du an das Projekt denkst, welches mit agile.agreement ausgeschrieben wurde und ihr als Anbieter mitgemacht habt?
Zwei Dinge sind mir speziell in Erinnerung geblieben: Erstens fand ich es sehr hilfreich, dass man bereits sehr früh als Anbieter die Möglichkeit erhielt, sich mit dem Kunden auszutauschen um ein Gefühl für das zu erhalten, was er sucht und sich generell ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu verschaffen. Wir konnten so unseren Lösungsansatz verifizieren, Teile in der Offerte anpassen und auch einen zutreffenderen Preis offerieren. Zweitens waren wir sehr dankbar für die Feedbacks, die man im Laufe des Prozesses immer wieder erhält, und für die bereits im Voraus fix Zeit eingeplant wurde. Es gab intensive Debriefings mit detaillierten Aufstellungen von Dingen, die funktioniert oder nicht funktioniert haben. Als Anbieter erhält man so auch mal ein Feedback von aussen und kann es mit der Selbstwahrnehmung abgleichen.
«Wenn es sich um eine grosse, umfassende Ausschreibung handelt, bei der ich ein zutreffendes Angebot abgeben möchte, muss ich auch umfassend Zeit investieren.»
Was war der Unterschied im Vergleich zu einer «herkömmlichen Beschaffung»? Gab es für euch einen Mehraufwand?
Grundsätzlich war unser Prozess nicht viel anders als für eine grosse, «normale» Offerte. Es muss ein Lösungskonzept ausgearbeitet und eingereicht werden. Wir bestimmen ein Kernteam mit Technikern, Projektleiter und Projektmitarbeitenden. Diese führen und steuern die ganze Ausschreibung. Für die Dialogrunden haben wir dann spezifisch zusätzliche Leute dazu geholt. Da wir generell Ausschreibungen immer als ein Projekt betrachten – mit einem Bid-Manager in der Gesamtverantwortung, Sales-Leuten, die die Bedürfnisse des Kunden im Blick behalten und Architekten, die sich mit der Lösungsgestaltung befassen – entsprach die Gestaltung der Dialogrunden auch unseren internen Prozessen.
Bei der angesprochenen Ausschreibung fiel vor allem der erhöhte Zeitaufwand auf. Doch hier bin ich der Meinung: Es ist ein Geben und Nehmen. Wenn es sich um eine grosse, umfassende Ausschreibung handelt, bei der ich ein zutreffendes Angebot abgeben möchte, muss ich auch umfassend Zeit investieren. Der Zeitraum bis zur Offertenstellung ist durch die verschiedenen Dialogrunden länger und etwas zeitintensiver als normal, dafür waren wir dann auch fähig, eine passendere und präzisere Offerte zu erstellen.
«Ich sehe vermehrt, dass sich Unternehmen doch wieder dem öffentlichen Sektor zuwenden.»
Glaubst du, dass dieser Mehraufwand besonders für kleinere Anbieter eine Hürde ist, bei solchen Ausschreibungen teilzunehmen?
Nur bedingt. Ich beobachte gerade eine gewisse Veränderung im Markt. Viele Anbieter sind mehr und mehr inhaltgetrieben und nicht aufwandgetrieben. Ich sehe vermehrt, dass sich Unternehmen doch wieder dem öffentlichen Sektor zuwenden, wenn es sich um ein spannendes Projekt in ihrem Kernkompetenzgebiet handelt. Aus meiner Sicht macht es deshalb Sinn, die Schwellen für Anbieter tief zu halten und als ausschreibende Beschaffungsstelle mittels RFI (Request for Information) das Interesse am Markt und die Möglichkeiten der Anbieter für die jeweilige Ausschreibung abzuholen.
Eine weitere Beobachtung, die besonders für kleine Anbieter spannend ist, ist, dass vermehrt auch Bietergemeinschaften in den Ausschreibungen zugelassen werden. Dies ermöglicht kleinen Unternehmen mit hochspezialisierten Fähigkeiten zusammen mit anderen spezialisierten Unternehmen gemeinsam ein Angebot einzureichen. Dies vereinfacht den Zugang für Kleindienstleister zu den grossen, spannenden und lukrativen Projekten im öffentlichen Sektor.
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