In diesem Blog möchten wir einen Einblick geben, wie es sich für eine Anbieterin anfühlt, wenn man an einer Ausschreibung für eine öffentliche Beschaffung teilnimmt, die nach der Methode von agile.agreement umgesetzt wird. Dafür haben wir uns mit Patrick von Gunten unterhalten. Er ist bei Nexplore in verschiedenen Rollen tätig – unteranderem als Projektleiter, Angebotsersteller und Kundenbetreuer.
Lieber Patrick. Was ist dein erster Gedanke, wenn du an das Projekt denkst, welches mit agile.agreement ausgeschrieben wurde?
Als ich die Ausschreibung gelesen habe, dachte ich: «Das klingt toll! Endlich ein neues, innovatives Beschaffungsverfahren, bei dem auch der Mensch mitberücksichtigt wird.» Aus meiner Erfahrung aus unzähligen Projekten mit verschiedenen Kunden weiss ich, dass der Mensch den Unterschied macht. Viel Wissen kann ich heutzutage googeln, aber jemanden auf der anderen Seite zu haben, der mir sympathisch ist, der mir zuhört und der mir Dinge in eigenen Worten erklären kann, ist äusserst wertvoll.
Wie läuft eine Beschaffung mit agile.agreement ab und was unterscheidet sich von einem herkömmlichen «wasserfallartigen Vorgehen»?
In dieser Beschaffung ist ein zweistufiges, selektives Verfahren mit Dialogrunden angewendet worden. Dabei sind die Dialogrunden genutzt worden, um sich gegenseitig besser kennen zu lernen. Auf diese Weise wird schon früh ein Austausch über Werte, Vision und Arbeitsweisen ermöglicht, alles im Rahmen der Richtlinien des öffentlichen Beschaffungsgesetzes.
Wie habt ihr euch auf diese Ausschreibung vorbereitet?
Als wir die Ausschreibung gesehen haben, hatten wir direkt das Gefühl, dass dies ein Ansatz für die Umsetzung von agilen Projekten ist, den wir uns schon lange gewünscht haben. Wir sind neugierig geworden und betrieben etwas Recherche. Dabei sind wir dann auf die Website von agile.agreement gestossen. Wir nutzten den vorhandenen Content rund um die Blogs, Social Media und Erklärungen auf der Website - nicht nur um ein besseres Verständnis zu haben, wie eine solche Ausschreibung funktioniert, sondern auch, um unseren Horizont in diesem Bereich zu erweitern. Dadurch verstanden wir auch das Motto einer agilen Beschaffung mit agile.agreement besser: Kooperation vor Spezifikation. Und ich muss sagen – dieses Motto trifft die Essenz punktgenau.
Warum magst du dieses Motto so?
Heutzutage leben wir in einer dynamischen Welt und im öffentlich-rechtlichen Umfeld wird viel mit statischen Konzepten beschafft. Doch wir möchten agil umsetzen. Es geht bei vielen agilen Projekten um komplexe Probleme, die zuvor noch nie in dieser Art und Weise gelöst wurden. Es macht keinen Sinn mit langen Anforderungskatalogen eine künstliche Sicherheit zu erzeugen. Warum nicht einfach einen Partner finden, der zu einem passt, mit dem wir Vertrauen aufbauen? Vertrauen entsteht dadurch, dass man authentisch ist, einander zuhört, aufeinander eingeht und am Ende das liefert, was man besprochen und versprochen hat. Beim agile.agreement wird im Gegensatz zu herkömmlichen Beschaffungen bereits im Rahmen der Eignungskriterien in einem ersten Assessment der Fokus darauf gelegt, wie der Anbieter arbeiten möchte, was für eine Vision er für dieses Projekt hat. Auch für einen Anbieter ist dieser Austausch eine wertvolle Erfahrung. Worauf legt die Beschaffungsstelle Wert? Müssen wir bei unserem Angebot etwas ausführlicher zeigen/beschreiben? Oder ganz generell, möchten wir mit einem solchen Auftraggeber überhaupt zusammenarbeiten?
«Es macht keinen Sinn mit langen Anforderungskatalogen eine künstliche Sicherheit zu erzeugen.»
In der zweiten Stufe des Verfahrens wurden an beispielhaften User-Stories die Zuschlagskriterien earbeitet. Auch da konnte man wieder erleben, wie ein Team zusammenarbeitet und wie sich eine künftige Zusammenarbeit anfühlen könnte. Nach dem Zuschlag haben wir gemeinsam im agile.codex die Zusammenarbeit ausführlich geregelt. Weil solche Themen so früh viel Beachtung erhalten, kann schon vor der Umsetzung gegenseitiges Vertrauen entstehen. Dieses Vertrauen kommt in herkömmlichen Projekten erst mit der Zeit – nämlich indem der Lieferant das umsetzt, was auch wirklich gefordert wird. Wenn das Vertrauen schon früh aufgebaut werden kann, gibt dies Sicherheit und deshalb wird die Scheinsicherheit, die lange Anforderungskataloge vermeintlich bringen, nicht benötigt.
Wenn du den Aufwand für diese Ausschreibung mit einer herkömmlichen Beschaffung vergleichst, gab es für euch einen Mehraufwand?
Das ist eine gute Frage. Ich würde sagen, dass es einen leichten Mehraufwand gab. Allerdings wäre dies bei einer nächsten Ausschreibung schon wieder weniger. Denn bei einer ersten Teilnahme muss man gewisse Dokumentationen neu erstellen. Diese können dann in der Zukunft wiederverwendet werden. Die Zeit, die wir weniger zur Beantwortung der Ausschreibungsunterlagen benötigt haben, verwendeten wir bei der Zusammenstellung des Teams und für das vorgängige Briefing – das Team muss das Projekt in diesem Fall schon im Voraus kennen.
«Das Team muss das Projekt in diesem Fall schon im Voraus kennen.»
Ein anderer Aspekt, den ich bei dieser Art von Ausschreibung positiv bewerte, ist das Ziel, Beschaffungen nach dem öffentlichen Beschaffungsgesetz nachhaltiger zu gestalten. Nachhaltigkeit kann nicht nur im Rahmen von Effizienz, Verwendung von nachwachsenden Ressourcen und generelle Umweltverträglichkeit ausgelegt werden. Nachhaltig kann auch bedeuten, dass man mit den Leuten, mit denen man zusammenarbeitet, einen guten Austausch und ein gutes Arbeitsklima hat. Ich spreche in diesem Fall von Nachhaltigkeit der mentalen und psychischen Gesundheit aller Beteiligten.
Das Interview wurde kurz nach Beginn der Umsetzungsphase gemacht. Wenn du mehr solche Einblicke oder allfällige Fortsetzungen lesen möchtest, dann folge uns auf LinkedIn oder abonniere unseren Newsletter um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
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